La checklist du dîner d'entreprise, de J-60 au jour J

La plupart des dîners d'entreprise se préparent correctement jusqu'à J-15, puis se terminent dans l'urgence. Le point de rupture est presque toujours le même : les réponses arrivent trop tard, donc tout ce qui en dépend se tasse sur la dernière semaine.

J-60 : le cadre

• Date, lieu, budget validés
• Objectif de la soirée arrêté — décloisonner, souder, célébrer
• Liste des invités arrêtée, accompagnants compris ou non
• Décision sur les invités extérieurs : clients, partenaires, élus

L'objectif de la soirée n'est pas une formalité. C'est lui qui déterminera la composition des tables, et le décider à J-10 revient à ne pas le décider.

J-45 : l'invitation

Envoyez avec une date limite de réponse explicite, fixée à J-15. Sans date, vous recevrez les réponses jusqu'au dernier jour.

Demandez tout en une fois : présence, accompagnant avec son nom, régime alimentaire, allergies. Un second courriel pour compléter divise le taux de réponse par deux.

J-30 : le plan de salle

Rendez-vous sur place ou schéma coté fourni par le lieu. Vous avez besoin du nombre de tables réellement installables, de leur diamètre, et de l'emplacement de la scène, du bar et des sorties.

Une salle annoncée pour deux cents personnes en accueille confortablement cent soixante-dix, une fois la circulation prise en compte.

J-21 : première relance

Vous êtes autour de 60 % de réponses. Relancez individuellement les manquants, pas en copie groupée — le taux de réponse n'est pas comparable.

J-15 : clôture

Arrêtez les réponses. Les retardataires seront traités au cas par cas, mais la composition démarre maintenant, sur la base dont vous disposez.

C'est aussi le moment de transmettre au traiteur un premier décompte, en l'annonçant comme provisoire.

J-10 : composition

• Tables sensibles composées à la main : direction, invités extérieurs, situations délicates
• Verrouillage de ces tables
• Composition du reste de la salle
• Relecture des contraintes dures, une par une

J-3 : la version qui compte

Intégrez les désistements. Il y en aura : comptez 5 à 10 % de l'effectif confirmé, davantage en période de circulation virale.

Envoyez au traiteur le récapitulatif nominatif définitif, avec numéro de table pour chaque régime particulier. Un décompte global ne suffit pas au service en salle.

J-1 : l'impression

Trois documents, et pas deux :

• Le plan d'accueil, par ordre alphabétique de nom, avec le numéro de table
• Les marque-places
• Un exemplaire du plan complet pour le maître d'hôtel

Le plan alphabétique est celui qu'on oublie. Un plan de salle affiché à l'entrée est illisible debout, et l'accueil de deux cents personnes prend alors vingt minutes de trop.

Le jour J

Prévoyez deux ou trois places libres réparties dans la salle et une personne chargée de l'accueil, capable de décider seule où asseoir un imprévu. Sans elle, l'imprévu remonte jusqu'à vous au moment où vous êtes le moins disponible.