Régimes alimentaires et allergies : les collecter sans y passer la semaine

C'est la partie la moins gratifiante de l'organisation, et celle qui produit les incidents les plus visibles. Un convive allergique servi par erreur, c'est au mieux un moment gênant devant toute une table, au pire une urgence médicale.

Distinguer les trois natures de contrainte

On les traite souvent en bloc, alors qu'elles n'ont pas le même niveau de gravité.

• Les allergies — contrainte médicale, aucune tolérance possible, traces incluses
• Les régimes médicaux — sans gluten, sans lactose, régimes liés à une pathologie
• Les choix personnels — végétarien, végétalien, régimes religieux

Un traiteur a besoin de cette distinction. « Sans gluten par confort » et « allergie à l'arachide » n'appellent pas les mêmes précautions en cuisine, et confondre les deux fait perdre en vigilance sur ce qui compte vraiment.

La collecte : ne relancez pas à la main

La méthode habituelle consiste à envoyer un courriel groupé et à recopier les réponses dans un tableur. Sur cinquante personnes, comptez trois relances et une dizaine de réponses qui arriveront après la clôture. Sur deux cents, c'est ingérable.

Un formulaire individuel change la nature du travail : chacun remplit sa ligne, vous n'avez plus qu'à relancer ceux qui manquent. Et surtout, personne ne se trompe en recopiant le nom d'une allergie.

La question qu'on oublie toujours

Les accompagnants. Vous collectez consciencieusement les régimes de vos collaborateurs, et vous découvrez le soir même que trois conjoints sont végétariens. Posez la question pour chaque personne présente, pas pour chaque invitation.

Faut-il regrouper les régimes à la même table ?

Non. C'est tentant pour simplifier le service, et c'est une mauvaise idée : cela crée une table à part, visible de tous, et les intéressés le vivent mal.

Le service sait gérer des assiettes différentes à une même table — c'est son métier. La seule exception raisonnable concerne les allergies sévères, où l'on évite de placer l'intéressé à côté d'un plat contenant l'allergène, mais cela relève du dressage, pas du plan de table.

La transmission au traiteur

Envoyez un récapitulatif nominatif avec le numéro de table, pas un simple décompte. « Douze végétariens » n'aide pas le service en salle : il lui faut savoir que Marie Dupont, table 7, est végétarienne, et que Paul Martin, table 3, est allergique aux fruits à coque.

Transmettez ce document deux fois : une première fois à J-10 pour la commande, une seconde à J-2 avec les corrections. Les traiteurs travaillent sur la dernière version reçue.

Le jour J

Prévoyez un marque-place discret pour les contraintes médicales — un simple repère au dos de la carte suffit. Sans lui, le serveur doit demander à voix haute qui a commandé le plat sans gluten, ce qui annule tout le soin apporté en amont.