Séminaire de rentrée : intégrer ceux qui viennent d'arriver

Le séminaire de rentrée a une particularité que les autres n'ont pas : une partie de la salle vient d'arriver. Ceux qui ont été recrutés en juin ou en juillet découvrent l'entreprise entière d'un coup, et ce qu'ils retiendront de cette journée tient souvent à qui était assis à côté d'eux.

Le réflexe qui rate

On regroupe les nouveaux pour qu'ils ne soient pas perdus. C'est bienveillant, et c'est contre-productif : ils passent la journée entre eux, repartent sans avoir rencontré personne d'établi, et découvrent l'organisation par le seul canal de leur manager direct.

L'objectif inverse est le bon. Un nouvel arrivant doit repartir avec trois ou quatre visages et prénoms d'autres services, qu'il pourra solliciter le mois suivant sans passer par sa hiérarchie.

Le parrain de table

Placez chaque nouvel arrivant à une table où se trouve une personne installée depuis longtemps — pas nécessairement un responsable, souvent mieux si ce n'en est pas un. Ces personnes-là connaissent l'histoire de la maison, savent qui fait quoi réellement, et transmettent en une heure ce qu'un livret d'accueil ne dit pas.

Prévenez-les. Un ancien à qui l'on n'a rien demandé parlera avec son voisin habituel.

Mélanger l'ancienneté, pas seulement les services

La mixité des services est le critère qu'on applique spontanément. L'ancienneté est au moins aussi efficace, et personne n'y pense.

Une table qui réunit un arrivant de trois mois, quelqu'un qui a deux ans de maison et une personne présente depuis dix ans produit des conversations que trois collègues du même service n'auront jamais. Les questions naïves y sont permises, ce qui est rarement le cas ailleurs.

Le cas des équipes réorganisées

Une rentrée suit souvent des changements de périmètre. Deux précautions.

• Ne placez pas côte à côte des personnes dont l'une vient de prendre le poste de l'autre
• Ne reconstituez pas une équipe qui vient d'être dissoute : la table deviendrait un conciliabule

Ces situations se traitent comme des contraintes dures, au même titre qu'une allergie. Elles ne se devinent pas depuis un tableur : il faut les avoir notées.

Le déjeuner compte plus que la plénière

La plénière transmet de l'information descendante et pourrait tenir dans un courriel. Le repas est le seul moment de la journée où les liens se créent latéralement. Lui consacrer une heure de préparation est plus rentable que la même heure passée sur les diapositives.