Séminaire résidentiel : gérer plusieurs repas d'affilée

Un séminaire résidentiel de deux jours, c'est quatre repas au minimum. Sans plan, les trois derniers reproduisent le premier : les mêmes groupes se reforment, et l'intérêt du format résidentiel s'évapore dès le déjeuner du premier jour.

Le vrai enjeu : la non-répétition

La contrainte n'est plus « qui va bien ensemble » mais « qui ne s'est pas encore parlé ». Elle est plus difficile à tenir à la main, parce qu'il faut mémoriser l'historique de chaque participant sur l'ensemble des repas.

Sur quarante personnes et quatre repas, cela représente quelques centaines de couples à suivre. C'est exactement le type de calcul qu'on ne fait pas sur une feuille, et qu'on abandonne en pratique.

Ce qu'on peut atteindre

Avec des tables de huit et quatre repas, chaque participant peut rencontrer une trentaine de personnes différentes — contre sept s'il garde la même table. Sur un effectif de quarante, cela signifie que presque tout le monde aura échangé avec presque tout le monde.

C'est le seul argument qui justifie économiquement un séminaire résidentiel plutôt qu'une journée. Encore faut-il l'exploiter.

Ne pas tout brasser non plus

Changer intégralement les tables à chaque repas fatigue. Les gens passent le début de chaque service à refaire les présentations, et personne n'a de conversation suivie.

La règle qui fonctionne : renouveler environ les trois quarts d'une table à chaque repas, et conserver un ou deux voisins. Chacun garde un fil, tout en découvrant du monde.

Le rythme sur deux jours

• Déjeuner J1 — mélange large, on casse les groupes d'arrivée
• Dîner J1 — renouvellement complet, c'est le repas le plus long et le plus propice
• Petit-déjeuner J2 — placement libre, personne n'a envie d'être placé au réveil
• Déjeuner J2 — regroupement par sujet ou par projet, pour transformer les échanges en suites concrètes

Le dernier repas est celui où l'on peut se permettre de regrouper par affinité de travail. Les rencontres ont eu lieu, il s'agit maintenant de les rendre utiles.

Le point pratique qui fait tout rater

Si vous changez les tables à chaque repas, il faut que les participants sachent où aller sans chercher. Un plan affiché à l'entrée de la salle, réactualisé à chaque service, et des marque-places : sans ça, la moitié de la salle se rassoit à sa place de la veille et votre travail est perdu.